Đối với dân văn phòng, máy in là thiết bị hỗ trợ công việc hàng ngày quen thuộc với mỗi người. Từ xưa, máy in được ưa chuộng bởi sự nhỏ gọn, có thể đặt ở bất cứ đâu trong văn phòng làm việc. Tuy nhiên chính sự nhỏ gọn đó cũng mang lại khá nhiều hạn chế cho người dùng và máy photocopy cho văn phòng cũng đã ra đời từ đó. 1. Một số bất tiện khi dùng máy in Sử dụng nhiều vật tư: máy in thông thường hết mực rất nhanh, sau khi thay mực thường phải thay thêm drum, gạt,..làm mất nhiều thời gian cũng như chi phí thay các vật tư này Không in được khổ giấy A3. Độ bền thấp: máy in chỉ đáp ứng được một khối lượng in thấp vừa phải, khi nhu cầu sử dụng quá nhiều dễ làm hỏng máy cũng như các linh kiện bên trong, làm giảm tuổi thọ máy. Trong khi đó máy photocopy giải quyết được tất cả các vấn đề trên và đáp ứng được hầu hết các nhu cầu của văn phòng. Máy được tích hợp tất cả các tính năng in, sao chép, quét và scan, thậm chí có thể in và scan màu trên rất nhiều khổ giấy giúp hiệu suất công vi